La rédaction d’une lettre explicative représente un art délicat qui nécessite une approche réfléchie et structurée. Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la capacité à communiquer clairement et efficacement par écrit demeure une compétence essentielle pour réussir.
À travers les années, les conventions d’écriture ont évolué pour s’adapter aux besoins modernes, mais les principes fondamentaux d’une communication écrite efficace restent inchangés. Les exemples qui suivent illustrent parfaitement comment structurer différents types de lettres explicatives pour diverses situations professionnelles.
Exemples de lettres explicative
Découvrez une collection soigneusement sélectionnée de modèles de lettres adaptés à différentes circonstances professionnelles.
1. Lettre explicative pour un changement d’adresse
Objet: Notification de changement d’adresse
Madame, Monsieur,
Suite à une récente relocalisation professionnelle, cette lettre vise à vous informer officiellement du changement d’adresse de notre entreprise. À partir du 15 mars 2025, nos nouveaux locaux seront situés au 45 rue de la République, 75008 Paris. Ce déménagement s’inscrit dans notre stratégie d’expansion et permettra de mieux servir notre clientèle grandissante.
Dans cette perspective de croissance, nous avons également procédé à une modernisation complète de nos installations. Les nouveaux locaux offrent un espace plus adapté à nos besoins actuels et futurs, avec des salles de réunion modernes et un accueil client optimisé pour une meilleure expérience de service.
Pierre Dubois
Directeur Général Société TechnoPlus 45 rue de la République 75008 Paris
Tel: 01.45.67.89.00
2. Lettre explicative pour une absence prolongée
Objet: Justification d’absence pour raison médicale
Chère Madame Martin,
Cette lettre fait suite à mon absence du 5 au 20 janvier 2025. Comme l’attestent les documents médicaux ci-joints, une intervention chirurgicale programmée a nécessité une période de convalescence plus longue que prévu initialement. Pendant cette période, tous les dossiers urgents ont été traités en collaboration avec mes collègues, assurant ainsi la continuité de nos services.
La période de récupération s’est déroulée conformément aux recommandations médicales, permettant un retour au travail dans les meilleures conditions. Les séances de rééducation prescrites se poursuivront en dehors des heures de bureau pour ne pas perturber le fonctionnement du service.
En prévision de mon retour, un plan de rattrapage détaillé a été élaboré pour assurer une reprise efficace des dossiers en cours. Cette organisation permettra de maintenir nos objectifs trimestriels tout en garantissant la qualité de service attendue par nos clients.
Sophie Lambert
Responsable des Opérations Département Logistique Cabinet Conseil International
25 avenue des Champs-Élysées 75001 Paris
3. Lettre explicative pour une demande de stage
Objet: Candidature pour un stage en marketing digital
Monsieur le Directeur,
Dans le cadre de ma formation en marketing digital à l’École Supérieure de Commerce de Paris, je suis actuellement à la recherche d’un stage de fin d’études d’une durée de six mois. Votre entreprise, reconnue pour son expertise dans le domaine du marketing digital et son approche innovante, représente une opportunité exceptionnelle pour mettre en pratique mes connaissances théoriques.
Au cours de mon parcours académique, plusieurs projets concrets ont renforcé ma compréhension des enjeux du marketing numérique. La réalisation d’une campagne publicitaire sur les réseaux sociaux pour une start-up locale a notamment permis d’augmenter sa visibilité de 200% en trois mois.
Les compétences développées en analyse de données, création de contenu et gestion de projet correspondent parfaitement aux besoins exprimés dans votre offre de stage. Une expérience au sein de votre équipe constituerait une étape déterminante dans mon développement professionnel.
Marie Dupont Étudiante en Master Marketing Digital École Supérieure de Commerce 15 rue des Lilas 75014 Paris Tel: 06.12.34.56.78 Email: marie.dupont@email.com
4. Lettre explicative pour une demande de financement
Objet: Demande de financement pour projet d’expansion
Madame la Directrice,
Notre entreprise souhaite solliciter un financement de 150 000 euros pour soutenir son projet d’expansion sur le marché européen. Cette demande s’appuie sur trois années de croissance continue et des perspectives commerciales prometteuses validées par une étude de marché approfondie.
Les résultats financiers des derniers exercices démontrent une progression constante du chiffre d’affaires, passant de 500 000 euros en 2022 à 800 000 euros en 2024. Cette évolution positive reflète la pertinence de notre modèle économique et la demande croissante pour nos services de consultation en efficacité énergétique.
Le plan de développement joint à cette demande détaille l’utilisation prévue des fonds, principalement destinés à l’ouverture de deux nouvelles agences en Allemagne et en Espagne. Ces investissements permettront d’augmenter notre capacité opérationnelle et de répondre à la demande internationale grandissante.
Les projections financières établies sur cinq ans anticipent un retour sur investissement dans un délai de 36 mois, avec une croissance annuelle moyenne de 25% du chiffre d’affaires. Cette expansion générera également la création de quinze nouveaux emplois qualifiés.
François Martin
Président Directeur Général ÉcoConseil International
30 rue de la Paix 75002 Paris
Tel: 01.23.45.67.89
Email: f.martin@ecoconseil.com
5. Lettre explicative pour un retard de livraison
Objet: Information sur le retard de livraison – Commande n°2025-789
Cher client,
Cette communication concerne votre commande n°2025-789 du 15 janvier 2025, dont la livraison était initialement prévue pour le 30 janvier 2025. Des perturbations importantes dans la chaîne d’approvisionnement mondiale affectent actuellement nos délais de production et de livraison habituels.
Les composants essentiels provenant de nos fournisseurs asiatiques subissent des retards significatifs en raison des conditions météorologiques exceptionnelles dans la région. Cette situation impacte directement notre capacité à respecter les délais de livraison initialement communiqués.
Pour minimiser les désagréments causés par ce contretemps, nous mettons en place des mesures compensatoires. Un bon de réduction de 15% sera automatiquement appliqué sur votre prochaine commande. La nouvelle date de livraison estimée est fixée au 15 février 2025.
Antoine Bernard
Responsable Service Client TechnoGlobal
8 rue des Industries 69002 Lyon
Tel: 04.56.78.90.12
6. Lettre explicative pour une modification de contrat
Objet: Modifications des conditions contractuelles
Cher partenaire,
Dans un souci constant d’amélioration de nos services et d’adaptation aux évolutions du marché, nous souhaitons vous informer des modifications apportées à nos conditions contractuelles. Ces changements, qui prendront effet au 1er mars 2025, visent à optimiser notre collaboration et à renforcer la qualité de nos prestations.
Les principales modifications concernent les modalités de paiement et les délais de préavis. Le délai de règlement passe de 45 à 30 jours, conformément aux nouvelles normes sectorielles. Cette adaptation permettra une gestion plus fluide de la trésorerie et des investissements nécessaires à l’amélioration continue de nos services.
Par ailleurs, le préavis de résiliation est désormais fixé à trois mois au lieu de deux, offrant ainsi une meilleure visibilité pour la planification des ressources. Cette modification garantit une transition plus sereine en cas de changement de prestataire et permet de maintenir un niveau de service optimal jusqu’au terme du contrat.
Les autres dispositions du contrat demeurent inchangées, notamment les garanties et les conditions de maintenance. Un exemplaire complet du nouveau contrat est joint à ce courrier pour votre information et signature.
Nous restons à votre entière disposition pour échanger sur ces modifications et répondre à vos éventuelles questions lors d’une réunion dédiée.
Laurent Petit
Directeur Commercial ServicePro Solutions
12 boulevard Haussmann 75009 Paris
Tel: 01.34.56.78.90
Email: l.petit@servicepro.com
7. Lettre explicative pour une demande de remboursement
Objet: Demande de remboursement – Prestation non conforme
Madame, Monsieur,
Suite à la prestation de nettoyage réalisée le 10 janvier 2025 dans nos locaux, plusieurs manquements graves aux engagements contractuels ont été constatés. Un rapport détaillé des non-conformités, accompagné de photographies, est joint à cette demande de remboursement.
Les surfaces traitées présentent encore des traces visibles de salissures, et certaines zones mentionnées dans le devis n’ont pas été nettoyées. Cette situation a nécessité l’intervention en urgence d’une autre société de nettoyage pour remettre les locaux en état avant la reprise de nos activités.
Au vu de ces éléments, nous sollicitons le remboursement intégral de la facture n°F2025-123, d’un montant de 1 500 euros. Les frais supplémentaires engagés pour la remise en état seront traités séparément.
Catherine Durand
Responsable Administrative Institut Formation Plus
20 rue des Arts 13001 Marseille
Tel: 04.91.23.45.67
8. Lettre explicative pour une rupture de stock
Objet: Information rupture de stock temporaire
Chers partenaires commerciaux,
La présente communication vise à vous informer d’une rupture de stock temporaire affectant notre gamme de produits électroniques série X2025. Cette situation résulte d’une demande exceptionnellement élevée combinée à des difficultés d’approvisionnement en semi-conducteurs. Nos équipes travaillent activement avec nos fournisseurs pour rétablir les stocks dans les meilleurs délais.
Pour gérer cette période transitoire, un système de précommande prioritaire est mis en place. Les commandes seront honorées par ordre chronologique dès la réception des nouveaux stocks, prévue pour fin février 2025. Un suivi hebdomadaire de l’état des stocks sera communiqué à l’ensemble de notre réseau de distribution.
Dans l’intervalle, nous proposons des solutions alternatives avec notre gamme X2024, disponible en stock et bénéficiant d’une remise exceptionnelle de 20% pour compenser les désagréments occasionnés. Les caractéristiques techniques comparatives des deux gammes sont détaillées dans le document joint.
Une ligne téléphonique dédiée est également mise en place pour répondre à vos questions et faciliter la gestion de cette situation.
Philippe Robert
Directeur Supply Chain ElectroTech Industries
55 avenue de l’Innovation 31000 Toulouse
Tel: 05.61.34.56.78
9. Lettre explicative pour un changement de tarification
Objet: Évolution de notre grille tarifaire
Chers clients,
Dans un contexte d’évolution significative des coûts des matières premières et de l’énergie, nous sommes contraints d’ajuster notre politique tarifaire à compter du 1er avril 2025. Cette décision, mûrement réfléchie, vise à maintenir la qualité de nos prestations tout en préservant la pérennité de notre entreprise.
L’augmentation moyenne de 5% concerne principalement les services nécessitant une forte consommation énergétique. En parallèle, nous avons développé de nouvelles offres plus économiques et respectueuses de l’environnement, détaillées dans la nouvelle grille tarifaire jointe à ce courrier.
Pour accompagner cette transition, nous proposons des consultations gratuites permettant d’optimiser vos choix de services et de bénéficier des meilleures options tarifaires. Ces rendez-vous personnalisés peuvent être programmés auprès de nos conseillers dédiés.
Les contrats en cours conserveront leurs conditions tarifaires jusqu’à leur date anniversaire. Un préavis de deux mois sera systématiquement appliqué avant toute modification des tarifs existants.
Isabelle Moreau
Directrice Commerciale Services Plus
40 rue du Commerce 44000 Nantes
Tel: 02.40.12.34.56
10. Lettre explicative pour une réorganisation de service
Objet: Réorganisation du service client
Chers collaborateurs,
Dans le cadre de notre stratégie d’amélioration continue, une réorganisation du service client sera mise en place à partir du 1er mars 2025. Cette évolution organisationnelle vise à optimiser notre capacité de réponse et à renforcer la qualité de notre accompagnement client.
La nouvelle structure s’articule autour de pôles de compétences spécialisés, permettant une meilleure répartition des tâches et une expertise renforcée. Chaque équipe bénéficiera d’une formation approfondie dans son domaine de spécialisation, garantissant un traitement plus efficace des demandes clients.
Un programme de formation complet débutera dès le 15 février 2025, couvrant les nouveaux outils de gestion de la relation client et les processus optimisés. Ces sessions permettront à chacun de maîtriser son nouveau périmètre d’intervention et de développer ses compétences techniques.
Les entretiens individuels programmés dans les prochains jours permettront d’échanger sur les nouvelles attributions et de répondre aux questions spécifiques. Un accompagnement personnalisé sera proposé à chaque collaborateur pour faciliter cette transition.
Cette réorganisation s’accompagne également d’opportunités d’évolution professionnelle, avec la création de nouveaux postes de coordination d’équipe. Les fiches de poste correspondantes seront diffusées prochainement via notre plateforme de mobilité interne.
Nicolas Leroy
Directeur des Ressources Humaines GlobalService
18 rue de la Innovation 59000 Lille
Tel: 03.20.45.67.89
En résumé: Les lettres explicatives
Une lettre explicative efficace constitue un outil de communication essentiel dans le monde professionnel. Elle permet de transmettre des informations importantes de manière claire et professionnelle. La structure, le ton et le contenu doivent être adaptés à chaque situation spécifique pour garantir une communication efficace.
La maîtrise de cet exercice nécessite une attention particulière à plusieurs éléments clés. Le respect des conventions de présentation, la clarté du message et la pertinence des informations fournies contribuent à la réussite de la communication. Un style d’écriture professionnel et courtois renforce la crédibilité du message et facilite sa réception par le destinataire.
Ces exemples démontrent la diversité des situations nécessitant une lettre explicative et soulignent l’importance d’adapter le format et le contenu au contexte. Une lettre bien rédigée permet non seulement de transmettre efficacement l’information souhaitée mais aussi de maintenir des relations professionnelles constructives.